Vous avez besoin de défrayer l’un de vos intermittents du spectacle mais vous ne savez pas exactement à quoi cela correspond ? Vous êtes au bon endroit, voici une synthèse sur le défraiement en 4 points simples :
Pour commencer, un employeur se doit de rembourser les frais engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces frais professionnels sont définis par la jurisprudence.
ℹ️ À noter, il ne faut pas confondre :
- Les avantages en nature qui correspondent à la mise à disposition d’un bien ou d’un service qui permet à l’employé de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement payer. Ces avantages en nature sont des éléments soumis aux cotisations,
➡️ Par exemple : Un intermittent doit se déplacer avec son véhicule personnel vers un lieu de représentation.
- Les frais d’entreprise qui correspondent aux dépenses engagées par l’employé pour l’entreprise, et qui doivent donc lui être remboursés. Ces frais sont des dépenses liées à l’activité de l’entreprise.
➡️ Par exemple : l’entretien d’un costume pour une représentation.
1. Le défraiement est-il obligatoire ?
La réponse est oui : il est obligatoire de défrayer ses employés. C’est une obligation imposée par la jurisprudence.
🚨 Attention : l’employeur fixe une note interne avec un délai à ses employés pour produire les justificatifs de leurs frais professionnels. Celui-ci peut refuser de rembourser les frais si le délai imparti n’a pas été respecté.
2. Quelles sont les modalités de remboursement ?
Les modalités de remboursement sont parfois différentes d’un employé à un autre. L’employeur est libre de choisir les modalités de remboursement des frais professionnels.
🚨Attention : lorsqu’elles sont imposées par la convention collective alors les modalités ne sont plus modifiables.
Il existe différentes modalités de remboursement :
- Elles peuvent être prises en charge par l’employeur.
- Sur présentation d’un justificatif, l’employeur peut rembourser les dépenses engagées par l’employé.
- Par remboursement forfaitaire. C’est-à-dire que l’employeur peut décider de verser une allocation ou une indemnité forfaitaire. Une possibilité d’indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocations forfaitaires peut se faire pour les dépenses suivantes :
– nourriture ;
– logement ;
– et frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à titre professionnel.
3. Comment calculer le défraiement ?
a) Le défraiement forfaitaire :
Il existe un barème publié par l’URSSAF pour calculer l’indemnisation forfaitaire. Dans ce cas, cette option doit être indiquée sur le contrat de travail.
👉🏼 Pour connaître le barème de l’URSSAF : Les frais professionnels
b) La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels :
Aussi appelée DFS, elle permet de réduire l’assiette des cotisations de sécurité sociale et de retraite complémentaire. Elle s’applique sur la base du calcul des cotisations sécurité sociale, contributions d’assurance chômage et AGS.
👉🏼 Pour en savoir plus sur l’assiette : Qu’est-ce que l’assiette utilisée dans le calcul des cotisations sociales ?
c) Le défraiement sur la base du réel :
Cette méthode repose sur le défraiement des dépenses par rapport à leur valeur réelle. Ainsi, chaque dépense est remboursée au centime près. Pour cette méthode, l’employé doit fournir des justificatifs par le biais de notes de frais.
4. Les défraiements sont-ils soumis aux cotisations sociales ?
Nous distinguons 2 types de défraiements :
- Les défraiements non soumis : il s’agit de défraiements qui ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Cela inclut les remboursements au réel et les défraiements forfaitaires lorsque le montant de ces défraiements est inférieur aux forfaits définis par l’URSSAF.
- Les défraiements soumis : Il s’agit des défraiements ou avantages en nature qui sont soumis à cotisations sociales. Cela inclut aussi bien les défraiements apparentées à une rémunération, ainsi que les défraiements forfaitaires, sur la tranche au dessus des montants fixés par l’URSSAF.
5. Comment fonctionne le défraiement sur CulturePay.fr ?
Sur CulturePay, le défraiement se fait directement lorsque vous saisissez l’étape 3 : le temps de travail de votre intermittent.
